Datenschutzerklärung und Informationen zur DSGVO

Die europäische Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, tritt am 25.05.2018 in Kraft. Daher möchten wir unsere Kunden über die DSGVO und die von uns erhobenen Daten aufklären.

Einführung:

Die Nutzung unser Internetseiten ist ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Wenn auf unseren Seiten personenbezogene Daten (z.B. Name, Anschrift oder E-Mail-Adressen) erhoben werden, erfolgt dies auf freiwilliger Basis. Diese Daten werden ohne Ihre Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung bei der Kommunikation mittels Emailprogrammen (Outlook, Mail u.a.) Sicherheitslücken aufweisen kann.

Einwilligung zur Verarbeitung persönlicher Daten:

Nach dem Verbotsprinzip der DSGVO braucht man für jede Verarbeitung personenbezogener Daten einen Legitimationstatbestand. Artikel 6 der DSGVO nennt verschiedene Erlaubnistatbestände, unter denen die Datenverarbeitung legitimiert werden kann.

Dieses sind insbesondere: Wenn die Datenverarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist (Artikel 6 Abs. 1 Ziffer b der DSGVO). Wer auf den Internetseiten Daten wie Name, Adresse, Emailadresse und Telefonnummer zur Beantwortung einer Produkt- bzw. Immobilienanfrage (z.B. über ein Kontaktformular) verarbeitet, braucht hierfür keine Einwilligung, da Artikel 6 Ziffer b der DSGVO dieses bereits erlaubt. Es wäre auch praktisch unmöglich eine Einwilligung zur Datenerhebung vor der eigentlichen Anfrage einzuholen, da auch hierfür Daten benötigt werden....

Wenn die Verarbeitung der Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung der verarbeitenden Stelle erforderlich ist (Artikel 6 der DSGVO Ziffer c). Einfacher gesagt bedeutet das, wenn der Verarbeiter der Daten (also das Unternehmen) rechtlich zur Speicherung der Daten verpflichtet ist.

So sind Unternehmen z.B. nach § 257 Abs. 1 HGB verpflichtet, verschiedene geschäftliche Unterlagen wie Handelsbriefe für 6 Jahre aufzubewahren. Handelsbriefe sind gem. § 257 Abs. 2 alle Schriftstücke (auch digital) die ein Handelsgeschäft betreffen. Da der Maklervertrag nach der Rechtssprechung bereits mit der Kontaktaufnahme beginnt (wenn auch eine Zahlungspflicht erst z.B. bei einem Kaufvertrag besteht), zählt die gesamte Korrespondenz zu den sog. Handelsbriefen. Und wer zu etwas gesetzlich verpflichtet ist, braucht für eine entsprechende Datenverarbeitung selbstverständlich auch keine Einwilligung. Nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Frist müssen die Daten auf Anforderung des Kunden gelöscht werden. Wir löschen die persönlichen Daten pauschal nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

Da die genannten Vorschriften gleichwertig nebeneinander stehen, genügt es wenn einer der Erlaubnistatbestände des Artikel 6 der DSGVO erfüllt ist. Einer Einwilligung vorab bedarf es in diesen Fällen also nicht.

Wir erheben und nutzen Ihre persönlichen Daten nur zum Zweck, Ihre Informationsanforderungen und Immobilienanfragen zu beantworten und / oder Geschäftsvorfälle abwickeln zu können. Die Verarbeitung und Nutzung der Daten findet ausschließlich im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland und / oder in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union statt.

Folgende Daten werden von uns für die Vertragsanbahnung (Immobilienanfragen) erhoben:
Geschlecht (für die Anrede), Name, Vorname, postalische Adresse und Emailadresse. Telefon- bzw. Mobiltelefonnummer werden bei Terminanfragen z.B. für Besichtigungen erfasst. Für die Vertragsabwicklung, also bei der Vorbereitung von Miet- und Kaufverträgen, werden zusätzlich das Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsname, Familienstand, Bankverbindung (bei Verkäufern) sowie die steuerliche Identifikationsnummer erhoben.

Sicherheit und Auftragsdatenverarbeitung:

Die Auftragsdatenverarbeitung, eigentlich gem. Artikel 28 der DSGVO nur Auftragsverarbeitung, liegt dann vor wenn ein externer Dienstleiter beauftragt wird Daten nach Weisung des Auftraggebers zu verarbeiten. Ein weiterer Fall liegt dann vor, wenn personenbezogene Daten im Rahmen einer entsprechenden Beauftragung, z.B. der Wartung der Kundendatenbank, offengelegt werden. Alle Fälle bei denen der Datenempfänger eigene Zwecke mit der Datenverarbeitung verfolgt und bzw. oder über die Verarbeitung der Daten selbst entscheidet, sind keine Fälle der Auftragsverarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 der DSGVO. Wir nutzen eine Datenbank, die bei einem externen Dienstleister (bitmex GmbH, 4027 Düsseldorf) gehostet werden. Dieser Dienstleister nutzt selbstverständlich das verschlüsselte https Verfahren. Weitere Informationen über den Dienstleister finden Sie unter https://www.online-makler-software.com. Auch die Kontaktformulare sind SSL verschlüsselt.

Datenverarbeitungssysteme:

Wir nutzen folgende Systeme zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten:
Betriebssystem: Mac OS X
Maklerprogramm: estate45 der bitmex GmbH
Buchhaltungsprogramm: Lexware financial office
Kommunikationsprogramme: MS Word, Apple Mail
Kalendersoftware: Apple ICal
Synchronisationssoftware: Teamdrive
Objektakten in digitaler Form (PDF), Leseprogramme sind Apple Vorschau, Adobe Acrobat und IBooks. Ebenfalls werden Objektakten in Paperform vorgehalten.

Bilder und Grafiken

Ein inzwischen weit verbreiteter Irrtum ist, dass sobald Personen auf Bildern bzw. Fotos zu sehen sind, von diesen eine Einwilligung zur Veröffentlichung der Bilder vorliegen muss. Grundsätzlich ist die Veröffentlichung von Personenfotos als Verarbeitung personenbezogener Daten gem. der DSGVO zu betrachten. Allerdings hat der nationale Gesetzgeber die Möglichkeit, Ausnahmen von der DSGVO zuzulassen. Nach Ansicht der an der DSGVO beteiligten Gremien ist dieses das deutsche Kunsturhebergesetz (KUG). § 23 Absatz 1 Nr. 2 des KUG sagt aus, dass Bilder ohne Einwilligung der abgebildeten Personen veröffentlicht werden dürfen wenn „die Personen nur als Beiwerk neben einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeit erscheinen“. Sinngemäß gilt das auch für Nachbargebäude und am Straßenrand geparkte Autos.

Cookies:

Cookies sind Daten, die von einer Website, die Sie besuchen, auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Mit Cookies werden Einstellungen von Webseiten gespeichert (z.B. Einloggdaten) oder Einkaufswagen in Online-Shops verwaltet. Mit Cookies kann man aber auch detaillierte Nutzerprofile erstellen um z.B. zielgerichtete Werbung einzublenden. Sucht z.B. eine Person im Internet nach Kaffeemaschinen und werden die Suchbegriffe z.B. von Google gespeichert, ist die Wahrscheinlichkeit hoch dass Werbung für Kaffeemaschinen angezeigt werden. Wir nutzen keine Cookies auf unser Internetseite. Ob z.B. bei unseren Angeboten auf den gängigen Immobilienportalen wie z.B. Immonet Cookies gesetzt werden entzieht sich unserer Kenntnis und unserem Verantwortungsbereich.

Meldung an die Aufsichtsbehörden:

Artikel 33 der DSGVO sieht vor, dass der Verantwortliche, also z.B. der Unternehmer, bei Kenntnis von Verstößen gegen die DSGVO diese innerhalb von 72 Stunden an die zuständige Aufsichtsbehörde melden muss. Diese ist in Schleswig-Holstein das „Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein“, kurz ULD genannt. Der Sitz ist in 24103 Kiel, Holstenstraße 98, die Internetadresse lautet www.datenschutzzentrum.de. Ein gutes Beispiel für eine solche Meldung ist z.B. der Einbruch in einen Computer auf dem personenbezogene Daten gespeichert sind. Um den physikalischen Diebstahl von personenbezogenen Daten zu verhindern, speichern wir diese nicht lokal auf unseren Computern, sondern im Rechenzentrum des Dienstanbieters bitmex GmbH (siehe Auftragsverarbeitung). Da ein großes Rechenzentrum gegen Angriffe deutlich besser geschützt ist als ein Heimcomputernetz, haben wir uns für diese sichere Variante entschieden.

Austausch von Daten:

Wir tauschen keine Daten mit anderen Unternehmen aus und versenden ungefragt keine Werbung oder Serienemails. Personenbezogene Daten sind ausschließlich im Rechenzentrum der bitmex GmbH gespeichert, lediglich Pläne und sonstige Unterlagen von Immobilien speichern wir auf unseren Computern. Da wir stets die Einwilligung der Inhaber der Daten (z.B. von Verkäufern) haben, ist dieses problemlos möglich. Zudem handelt es sich zum Teil auch um öffentliche Daten wie Flurkarten und Katasterauszüge. Diese Daten tauschen wir ausschließlich über eine Sychronisationssoftware aus, die den Ansprüchen des ULD Schleswig-Holstein genügen und von diesem zertifiziert sind. Diese Software nennt sich Teamdrive (teamdrive.com/de/). Der Austausch der Daten erfolgt verschlüsselt.

Ändern, Sperren und Löschen von Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nur solange gespeichert bis der Zweck erfüllt ist, zu dem sie uns übertragen wurden und gesetzliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Alle von Ihnen übertragenen Daten können geändert und gelöscht werden, sofern andere gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen (z.B. Aufbewahrungsfristen nach der Makler- und Bauträgerverordnung -MaBV-, Handelsgesetzbuch - HGB- und steuerrechtlichen Vorschriften). Nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden Ihre Daten von uns automatisch gelöscht. Diese betragen z.B. für Unterlagen nach der MaBV 5 Jahre, nach dem HGB 6 Jahre und nach steuerrechtlichen Vorschriften 10 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung. Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ablauf des Jahres in dem die Daten erhoben wurden.

Recht auf Löschung

Gemäß Artikel 17 DSGVO haben Sie das Recht, dass personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der folgenden Gründe zutreffen:
die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben werden nicht mehr notwendig.
die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung
die betroffene Person legt gemäß Artikel 21 Absatz 1 Widerspruch gegen die Verarbeitung ein
die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich,

Dieses Recht wird gem. Artikel 17 Absatz 3 DSGVO eingeschränkt, wenn die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erfolgt oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.

Zur Geltendmachung von Rechten wenden Sie sich bitte an den Vertretungsberechtigten im Impressum bzw. in der Fußzeile der Geschäftsbriefe.

Weitergabe von personenbezogenen Daten:

Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erlauben, Sie der Weitergabe zugestimmt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft gesetzlich verpflichtet sind. Die Weitergabe dient nur dem Zweck der Vertragsdurchführung (z.B. Kauf- und Mietverträge) und der Erfüllung vertraglicher und vorvertraglicher Pflichten (z.B. Immobilienanfragen, Anforderung von Objektunterlagen). Auch Auftragsverarbeiter können Daten erhalten. Weiterhin werden Daten an Organe der Rechtspflege (z.B. Notare, Gerichte) zur Vertragsabwicklung übermittelt, ebenso an die Finanzbehörden (z.B. Rechnungen).